Ceisiadau gwrthrych am wybodaeth
Mae'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data a Deddf Diogelu Data 2018 (y deddfau diogelu data) yn rhoi hawl i unigolion gael mynediad at y data personol y mae sefydliadau (h.y. Rheolyddion Data) yn ei gadw amdanynt, yn amodol ar eithriadau penodol (gweler Beth yw'r eithriadau?). Gelwir ceisiadau am fynediad at ddata personol yn geisiadau am fynediad testun gan wrthrych data. Mae'r dudalen hon yn egluro sut gallwch gyflwyno cais am fynediad testun i'r Brifysgol, sut byddwn yn ymdrin â'ch cais, a'ch hawl i gwyno os ydych yn anfodlon.
Os ydych yn cyflwyno cais am fynediad testun i'r Brifysgol, mae gennych hawl i gael gwybod a ydym yn cadw unrhyw Ddata Personol amdanoch chi ai peidio. Os ydym yn cadw data personol amdanoch chi, mae gennych hefyd yr hawl i:
- Gael disgrifiad o'r Data Personol, y rheswm pam mae'n cael ei brosesu, ac a fydd yn cael ei roi i unrhyw sefydliad neu unigolyn arall ai peidio;
- Cael copi o'r wybodaeth sy'n cynnwys y Data Personol a chael manylion am ffynhonnell y data (lle bo hwn ar gael);
- Cael gwybod beth yw diben y Prosesu;
- Cael gwybod beth yw categorïau'r Data Personol sydd dan sylw;
- Derbynwyr neu gategorïau o dderbynwyr y datgelwyd y Data Personol iddynt hwy, neu a fydd yn cael ei ddatgelu iddynt hwy, yn enwedig sefydliadau 3ydd gwledydd neu ryngwladol - lle mai dyma'r achos mae gennych hawl hefyd i gael gwybod am ddulliau diogelu priodol ynglŷn â throsglwyddo gwybodaeth;
- Y cyfnod y caiff y data personol ei gadw;
- Yr hawl i wneud cais i gywiro, dileu neu gyfyngu prosesu;
- Yr hawl i gyflwyno cwyn;
- Bodolaeth gwneud penderfyniadau awtomataidd yn cynnwys proffilio.
Mae'r hawliau hyn yn berthnasol i Ddata Personol electronig, ac i Ddata Personol ar ffurfiau "caled" (h.y. ddim yn electronig) yn amodol ar gyfyngiadau penodol. Mae rhagor o wybodaeth ynglŷn â'ch hawliau dan y deddfau diogelu data perthnasol ar gael ar wefan y Comisiynydd Gwybodaeth.
Content Accordions
-
Beth yw'r eithriadau?
Mae'r deddfau diogelu data yn cynnwys amrywiaeth o eithriadau sy'n nodi'r amgylchiadau y gall Rheolydd Data wrthod rhag darparu mynediad at Ddata Personol. Y sefyllfaoedd mwyaf tebygol y gallai Prifysgol wrthod datgelu gwybodaeth i ymateb i gais am fynediad testun yw:
- Lle byddai datgelu'r wybodaeth yn peryglu atal neu ganfod trosedd, neu bryder neu erlyniad troseddwyr;
- Mae'r cais yn ymwneud â mynediad at sgript arholiad, heblaw am sylwadau arholwyr;
- Mae'r cais yn ymwneud â Data Personol wedi'i gadw mewn amodau cyfrinachol a ddarperir gan y Brifysgol;
- Mae'r cais yn ymwneud â Data Personol sy'n cofnodi bwriadau'r Brifysgol yng nghyswllt unrhyw drafodaethau gyda chi, a byddai datgelu'r Data Personol yn niweidio'r trafodaethau;
- Mae'r Data Personol y gwnaethpwyd cais amdano dan sicrwydd braint broffesiynol gyfreithiol;
- Mae'r Data Personol y gwnaethpwyd cais amdano yn ymwneud â rhagolygon rheoli neu gynllunio rheolaeth, a byddai ei ryddhad i chi yn niweidio busnes neu weithgareddau'r Brifysgol; neu
- Mae'r cais yn ymwneud â mynediad at Ddata Personol sydd wedi'u cadw at ddibenion ymchwil hanesyddol neu ystadegol, mae'r amodau a nodwyd yn y deddfau diogelu data ar gyfer prosesu at ddibenion ymchwil wedi'u bodloni, ac nad yw canlyniadau'r ymchwil wedi'u cyhoeddi mewn modd sy'n adnabod unigolion.
Os yw'r Brifysgol yn cuddio Data Personol oddi wrthych chi o ganlyniad i eithriad dan y deddfau diogelu data perthnasol, byddwn yn egluro pam nad yw'r Data Personol yn cael ei ddatgelu a'r eithriad perthnasol, oni bai y byddai gwneud hynny yn datgelu gwybodaeth a fyddai'n amodol ar yr eithriad.
Mae deddfau diogelu data yn ein caniatáu ni i wrthod rhag gweithredu ar eich cais, neu godi ffi resymol arnoch (o ystyried y costau gweinyddol o ddarparu'r wybodaeth) lle'r ydym yn ystyried eich cais i fod yn amlwg heb sail neu'n ormodol, yn benodol oherwydd bod y cais o natur ailadroddus.
Mae'n rhaid i ni ddiogelu hawliau diogelwch data a hawliau cyfreithiol eraill unigolion eraill pan fyddwn yn ymateb i geisiadau am fynediad testun. Gall gwybodaeth nad yw'n gysylltiedig â chi gael ei gadael yn 'wag' neu ei golygu allan, yn arbennig os yw'n gysylltiedig ag unigolion eraill. Ar adegau mae'n bosibl na allwn ryddhau Data Personol sy'n ymwneud â chi oherwydd byddai gwneud hynny hefyd yn datgelu gwybodaeth am unigolion eraill nad ydynt wedi rhoi caniatâd i'w data gael ei ryddhau, ac ni fyddai'n rhesymol yn yr amgylchiadau i ryddhau data heb eu caniatâd. Mewn achosion o'r fath, cewch wybod bod Data Personol amdanoch chi wedi'i gadw oddi wrthych a'r rhesymau dros wneud hyn.
Os ydym yn ystyried eich bod wedi gwneud cais am fynediad testun sy'n amlwg heb sail neu o natur ormodol (er enghraifft oherwydd bod cais yn ailadroddus), mae'n bosibl i'r Brifysgol:
- Godi ffi resymol yn ystyried costau gweinyddol darparu'r wybodaeth; neu
- Wrthod gweithredu ar y cais.
Os penderfynir y dylid codi ffi, cewch wybod, yn ysgrifenedig, o hynny, lefel y ffi, a'r rheswm dros wneud cais am y ffi, heb oedi.
Os penderfynir y bydd eich cais yn cael ei wrthod, cewch wybod, yn ysgrifenedig, o hynny a'r rheswm dros wrthod gweithredu ar y cais, heb oedi.
-
Sut wyf yn cyflwyno cais?
Gallwch gyflwyno eich cais am fynediad testun dros y ffôn neu'n bersonol, yn ogystal ag yn ysgrifenedig er enghraifft mewn llythyr, e-bost, neges destun, ar Twitter neu fforymau cyfryngau cymdeithasol eraill. Rydym wedi creu ffurflen yma y gallwch ei defnyddio er eich hwylustod ond nid yw’n orfodol.
Ffurflen Hawliau Pwnc Data a Chais am Fynediad Pwnc
Wrth wneud eich cais, os gwelwch yn dda byddwch mor benodol â phosibl ynglŷn â'r Data Personol yr hoffech gael mynediad ato, gan y bydd hyn yn ein cynorthwyo ni i brosesu eich cais. Er enghraifft, os ydych yn awyddus i gael Data Personol sy'n ymwneud â'ch cofnod academaidd yn unig, dylech nodi hynny. Bydd cais cyffredinol megis "anfonwch yr holl Ddata Personol sydd gennych amdanaf ataf, os gwelwch yn dda" yn dueddol o'n harwain ni i gysylltu â chi am ragor o wybodaeth neu eglurhad.
Rydym yn gofyn prawf adnabod i sicrhau ein bod yn rhyddhau Data Personol i'r unigolyn cywir. Os gwelwch yn dda, cyflenwch lungopi (nid y gwreiddiol) o un o'r canlynol:
- Eich rhif adnabod myfyriwr neu rif adnabod staff cyfredol Prifysgol Glyndŵr Wrecsam.
- Y tudalennau sy'n eich adnabod chi yn eich pasbort.
- Eich trwydded yrru.
Gallwch anfon e-bost yn cynnwys eich prawf adnabod a'ch cais am wybodaeth i dpo@glyndwr.ac.uk (noder na all y Brifysgol warantu trosglwyddiad diogel dros e-bost felly cynghorir chi i atodi dogfen â chyfrinair yn cynnwys eich cais a'ch prawf adnabod) neu gallwch eu hanfon i'r cyfeiriad canlynol:-
Swyddog Diogelu Data
Prifysgol Glyndŵr Wrecsam
Campws Plas Coch
Ffordd yr Wyddgrug
Wrecsam
LL11 2AW
-
Beth sy'n digwydd nesaf?
Byddwn yn anfon cydnabyddiaeth o'ch cais cyn gynted â phosibl. Bydd y gydnabyddiaeth yn nodi'r terfyn amser y byddwn yn anfon ymatebiad atoch.
Gallwn ofyn i chi gwblhau a dychwelyd ffurflen 'cais am fynediad testun' y Brifysgol. Nid oes rhaid i chi gwblhau'r ffurflen hon, ond mae wedi'i dylunio i gasglu'r wybodaeth sydd ei hangen arnom i'ch adnabod chi, cyfathrebu gyda chi a lleoli eich Data Personol, a fydd yn ein cynorthwyo ni ymdrin â'ch cais yn effeithiol, ac osgoi'r angen i ni gysylltu â chi i gael eglurhad.
Byddwn yn ymateb i'ch cais cyn gynted â phosibl, a chyn pen 1 mis o dderbyn eich cais (oni bai bod gennym resymau i ymestyn yr amserlen honno). Os byddwn yn gofyn rhagor o wybodaeth resymol gennych chi i ddod o hyd i'r Data Personol yr ydych wedi gwneud cais amdano, byddwn yn rhoi gwybod i chi cyn gynted â phosibl.
Lle'r ydych wedi gwneud cais yn electronig (e.e. dros e-bost) byddwn yn darparu'r Data Personol ar ffurf electronig a ddefnyddir yn gyffredin. Lle'r ydych wedi gwneud cais drwy'r post, byddwn fel rheol yn anfon y Data Personol ar bapur i'r cyfeiriad postio a benodir gennych chi, oni bai ein bod yn cytuno gyda chi y gellir cyflenwi'r Data Personol ar ffurf wahanol. Gall y Data Personol fod ar ffurf llungopïau, allbrintiadau, trawsgrifiadau neu ddetholiadau, neu gyfuniad o'r rhain, yn dibynnu ar ba un sydd fwyaf addas yn yr amgylchiadau.
Os oes angen rhagor o gopïau o'r Data Personol arnoch, gallwn godi ffi resymol yn seiliedig ar y costau gweinyddol.
-
A allaf i apelio?
Os ydych yn anfodlon gyda'r ymateb i gais am fynediad testun, anogir chi i gysylltu â'r Cyfreithiwr y Brifysgol. Rhaid cyflwyno'r holl apeliadau yn ysgrifenedig i:
Cyfarwyddwr Cynllunio Strategol a Gweinyddiaeth Myfyrwyr
Prifysgol Glyndŵr Wrecsam
Campws Plas Coch
Ffordd yr Wyddgrug
Wrecsam
LL11 2AW
Er mwyn i ni wneud cynnydd gyda'ch apêl cyn gyflymed â phosibl, nodwch gyfeirnod eich cais a dyddiad eich cais gwreiddiol, yn ogystal â manylion o'r rhesymau pam eich bod yn gwneud yr apêl. Cynhwyswch fanylion cyswllt llawn yn cynnwys rhif ffôn lle bo hynny'n bosibl, rhag y bydd angen i ni gysylltu â chi yn ystod y broses apelio. Byddwn yn cydnabod ein bod wedi derbyn eich apêl yn ysgrifenedig. Yn dilyn yr adolygiad, byddwch yn cael adroddiad yn cynnwys y canlyniad a'r camau gweithredu dilynol a gymerwyd gan y Brifysgol.
Os nad ydych yn fodlon gyda chanlyniad yr apêl, mae gennych yr hawl i wneud cais yn uniongyrchol i'r Comisiynydd Gwybodaeth am benderfyniad. Gellir cysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth yn: -
Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth,
Wycliffe House,
Water Lane,
Wilmslow,
Cheshire,
SK9 5AF,
Mae rhagor o wybodaeth ynglŷn â sut i orfodi eich hawliau dan y deddfau diogelu gwybodaeth perthnasol ar gael ar wefan y Comisiynydd.
